En anonymiseret case om oprydning i Microsoft 365 med fokus på brugere, licenser, mailbokse, adgangsrettigheder, MFA og sikkerhed.
Virksomheden havde gennem flere år oprettet brugere, mailbokse og licenser uden en samlet struktur. Flere tidligere medarbejdere havde fortsat adgang til systemer, og der var usikkerhed omkring sikkerhed, licensforbrug og delte data.
Samtidig var der opstået tvivl om, hvilke brugere der reelt havde behov for adgang, hvilke licenser der blev brugt, og hvordan mailbokse, aliaser og delte postkasser var sat op.
For virksomheden handlede opgaven derfor både om drift, økonomi og sikkerhed. Microsoft 365 skulle gøres mere overskueligt, lettere at administrere og mere sikkert.
Et Microsoft 365-miljø udvikler sig løbende, og uden oprydning kan det hurtigt blive uoverskueligt.
Når medarbejdere starter, skifter rolle eller fratræder, ændrer behovet for adgang sig. Hvis brugere, licenser og rettigheder ikke løbende gennemgås, kan virksomheden ende med unødige licensudgifter og forhøjet sikkerhedsrisiko.
En oprydning i Microsoft 365 handler derfor ikke kun om teknik. Det handler også om bedre struktur, tydeligere ansvar og mere sikker daglig drift.
Læs også mere om Microsoft 365 support.
De samme problemer går ofte igen hos mindre virksomheder, der har brugt Microsoft 365 gennem flere år.
Tidligere medarbejdere eller gamle konti kan stadig have adgang til mail, filer eller systemer, hvis der ikke er faste rutiner for fratrædelse.
Licenser kan fortsætte med at koste penge, selvom de ikke længere bruges eller er tildelt de forkerte brugere.
Delte postkasser, grupper, Teams, OneDrive og SharePoint kan give adgang til mere data end nødvendigt.
Multifaktor-login er en af de vigtigste sikkerhedsforbedringer, men det skal planlægges og udrulles på en måde medarbejderne kan bruge.
En god Microsoft 365-struktur starter med klare brugere, roller og rettigheder.
I casen blev der skabt bedre overblik over aktive brugere, tidligere medarbejdere, licenser, grupper og adgangsrettigheder. Det gjorde det lettere at vurdere, hvem der skulle have adgang til hvilke data.
Oprydningen gav samtidig et bedre grundlag for fremtidig administration, så nye brugere, fratrædelser og rolleændringer kan håndteres mere systematisk.
Har I brug for bredere hjælp til brugere, mail og drift, kan I også læse mere om IT Support.
Adgang til mail og filer er et af de vigtigste sikkerhedsområder i en mindre virksomhed.
En stor del af sikkerhedsarbejdet handlede om login, adgang og multifaktor-login. Når Microsoft 365 bruges til mail, filer og samarbejde, er brugeradgang et centralt punkt i virksomhedens samlede IT-sikkerhed.
Ra-IT hjalp med anbefalinger til, hvordan MFA og adgangsstyring kunne forbedres uden at gøre hverdagen unødigt besværlig for medarbejderne.
Læs også mere om IT-sikkerhed for virksomheder.
Oprydning i brugere og adgang hænger også tæt sammen med datasikkerhed og GDPR.
Når virksomheden får bedre styr på brugere, rettigheder og datadeling, bliver det også lettere at arbejde praktisk med GDPR. Det handler blandt andet om at sikre, at medarbejdere kun har adgang til de oplysninger, de har behov for.
I casen gav oprydningen et bedre grundlag for videre dokumentation og mere tydelige rutiner omkring adgang, fratrædelser og databeskyttelse.
Læs også mere om GDPR og datasikkerhed.
Microsoft 365-oprydning hænger ofte sammen med IT-support, sikkerhed og GDPR.
Ra-IT hjælper virksomheder i Odense, på Fyn og i Region Syddanmark med Microsoft 365, brugere, licenser, adgang, sikkerhed og drift.